Ja, eine Kanzlei kann einen KI-Telefonassistenten einsetzen, ohne die Schweigepflicht zu verletzen. Entscheidend ist, dass der Anbieter wie jeder andere IT-Dienstleister eingebunden wird: Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht nach § 43e BRAO, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Datenverarbeitung in der EU und ein Hinweis zu Beginn des Gesprächs, dass der Anrufer mit einer KI spricht.
Kurz gesagt
- § 203 StGB erlaubt seit 2017 ausdrücklich, Dienstleister einzubinden, soweit es für deren Arbeit erforderlich ist.
- § 43e BRAO verlangt einen Vertrag in Textform, eine Verschwiegenheitsverpflichtung mit Belehrung über die Strafbarkeit und eine sorgfältige Auswahl des Anbieters.
- Datenschutzrechtlich brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und einen Absatz in Ihrer Datenschutzerklärung.
- Seit dem 2. August 2026 gilt Art. 50 der EU-KI-Verordnung: Anrufer müssen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen.
- Der Assistent nimmt Anliegen auf. Rechtsauskünfte und Angaben zum Stand eines Verfahrens gibt er nicht.
Inhalt
Was ein KI-Telefonassistent in der Kanzlei tut
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn im Sekretariat niemand frei ist, nachts oder am Wochenende. Er führt ein kurzes Gespräch, fragt nach Name, Rückrufnummer und Anliegen und legt daraus eine schriftliche Anfrage mit Zusammenfassung und Priorität an. Ihr Team sieht diese Anfragen gesammelt und ruft zurück.
Für die rechtliche Einordnung ist wichtig, was dabei passiert: Der Anbieter erfährt zwangsläufig, wer anruft und worum es geht. Bei einer Kanzlei ist das oft schon ein Mandatsgeheimnis, etwa wenn jemand sagt, dass er eine Kündigung erhalten hat oder gegen einen Bußgeldbescheid vorgehen will. Deshalb gelten für den Anbieter dieselben Regeln wie für Ihren IT-Dienstleister oder Ihren Schreibdienst. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unsere Seite zum KI-Telefonassistenten für Kanzleien.
§ 203 StGB: Wann die Weitergabe an Dienstleister erlaubt ist
Bis 2017 war unklar, ob Berufsgeheimnisträger externe Dienstleister überhaupt an Mandantendaten heranlassen dürfen. Seitdem regelt § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB: Rechtsanwälte dürfen Geheimnisse an sonstige Personen offenbaren, die an ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das für deren Mitwirkung erforderlich ist. Die Gesetzesbegründung nennt dabei ausdrücklich IT-Dienstleistungen.
Die Kehrseite steht in § 203 Abs. 4 StGB. Die Kanzlei muss dafür sorgen, dass der Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet ist. Tut sie das nicht und gibt der Dienstleister etwas unbefugt weiter, kann das auf die Kanzlei zurückfallen. Der Dienstleister selbst macht sich ebenfalls strafbar, wenn er ein Geheimnis unbefugt offenbart.
Für den Telefonassistenten heißt das: Der Anbieter darf die Gesprächsinhalte kennen, weil er sonst keine Anfrage anlegen kann. Er darf sie aber nur dafür nutzen und muss vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet sein.
§ 43e BRAO: Was im Vertrag mit dem Anbieter stehen muss
Das Berufsrecht konkretisiert die Pflichten. § 43e BRAO verlangt, dass Sie den Dienstleister sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit beenden, wenn er die Vorgaben nicht einhält. Der Vertrag muss in Textform geschlossen werden, eine E-Mail oder ein PDF reicht also. Inhaltlich muss er mindestens drei Dinge regeln:
- Der Dienstleister wird zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung belehrt.
- Er darf nur so weit auf Daten zugreifen, wie es für den Auftrag erforderlich ist.
- Setzt er seinerseits Unterauftragnehmer ein, muss er diese ebenfalls in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten.
Für Dienstleistungen im Ausland gilt nach § 43e Abs. 4 BRAO zusätzlich: Der Schutz der Geheimnisse dort muss mit dem Schutz in Deutschland vergleichbar sein. Am einfachsten erfüllen Sie das mit einem Anbieter, der die Daten in der EU verarbeitet. Die Bundesrechtsanwaltskammer hat im Dezember 2024 eigene Hinweise zum Einsatz von KI veröffentlicht, die genau diese Fragen behandeln: Kontrollpflichten, Verschwiegenheit und Transparenz.
DSGVO: Auftragsverarbeitung, Rechtsgrundlage und Information
Neben dem Berufsrecht gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, also brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er regelt unter anderem, wo die Daten liegen, wer darauf zugreift, welche technischen Schutzmaßnahmen gelten und wann gelöscht wird. AVV und Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO lassen sich in einem Dokument zusammenfassen.
Als Rechtsgrundlage für die Annahme eines Anrufs kommt in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht, weil der Anrufer ein Mandat anbahnen möchte, daneben das berechtigte Interesse nach lit. f. Nennt ein Anrufer Gesundheitsdaten, etwa nach einem Unfall, sind das besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Für die Geltendmachung von Rechtsansprüchen sieht Art. 9 Abs. 2 lit. f eine Ausnahme vor. Ob sie im Einzelfall trägt, sollte Ihr Datenschutzbeauftragter bewerten.
Zwei praktische Punkte vergessen Kanzleien leicht: Die Datenschutzerklärung braucht einen Absatz zur Telefonannahme mit KI, und der Assistent sollte nur das erfragen, was für den Rückruf nötig ist. Name, Rückrufnummer, Rechtsgebiet und eine kurze Beschreibung reichen fast immer. Details zum Sachverhalt klärt der Anwalt im Gespräch.
KI-Verordnung: Anrufer müssen wissen, dass sie mit einer KI sprechen
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der EU-KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689). KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, müssen so gestaltet sein, dass die Menschen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Ein Sprachassistent am Telefon fällt darunter. Die Pflicht wurde durch den Digital Omnibus nicht verschoben.
Umsetzen lässt sich das mit einem Satz in der Begrüßung, zum Beispiel:
„Guten Tag, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Kanzlei Müller. Ich nehme Ihr Anliegen auf und gebe es an das Team weiter, das Sie zurückruft.“
Damit wissen Anrufer gleich, woran sie sind, und auch, dass ihr Anliegen schriftlich festgehalten wird. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, kann um Rückruf bitten oder, wenn es eingerichtet ist, weitergeleitet werden.
Checkliste vor dem Start
- Anbieter prüfen: Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert? Werden Gesprächsdaten zum Training von KI-Modellen verwendet?
- Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung und Belehrung nach § 43e BRAO abschließen.
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließen und die Liste der Unterauftragnehmer ansehen.
- Begrüßung so formulieren, dass Anrufer erfahren, dass sie mit einem digitalen Assistenten sprechen.
- Abfragen auf das Nötige begrenzen: Name, Rückrufnummer, Rechtsgebiet, kurzes Anliegen.
- Festlegen, was der Assistent nicht beantwortet, und eine Weiterleitung oder Rückrufzusage für dringende Fälle einrichten.
- Zugänge für das Team mit Zwei-Faktor-Anmeldung anlegen und Löschfristen festlegen.
- Datenschutzerklärung ergänzen und das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aktualisieren.
Was der Assistent nicht tun sollte
Ein Telefonassistent ersetzt kein anwaltliches Gespräch. Er sollte keine rechtliche Einschätzung abgeben, auch keine scheinbar harmlose wie „Da haben Sie gute Chancen“. Ebenso heikel sind Auskünfte zum Stand eines Verfahrens: Am Telefon lässt sich nicht sicher prüfen, ob wirklich der Mandant anruft. Der Assistent nimmt solche Anfragen auf, das Team ruft zurück.
Bei Fristen gilt dasselbe. Nennt ein Anrufer eine laufende Frist, etwa nach einer Kündigung, sollte der Assistent die Anfrage als dringend markieren und nicht selbst beurteilen, wie viel Zeit noch bleibt.
Was ein KI-Telefonassistent kostet
Bei SupernovaIT läuft der Assistent mit Prepaid-Guthaben ohne Mindestlaufzeit und wird sekundengenau abgerechnet: 0,30 € pro Minute für eingehende Gespräche, dazu ca. 9,99 € im Monat für eine eigene Rufnummer, alle Preise netto zzgl. 19 % MwSt. Eine Kanzlei mit 150 Anrufen im Monat zu je zwei Minuten kommt so auf rund 100 € netto. Ihre bestehende Kanzleinummer bleibt erhalten und wird nur umgeleitet, zum Beispiel außerhalb der Bürozeiten. Die Einzelheiten stehen auf der Seite KI-Telefonassistent für Kanzleien, Rechenbeispiele für andere Anrufzahlen im Ratgeber Was kostet ein KI-Telefonassistent? Ob statt der KI ein Telefonservice besser passt, klärt unser Vergleich für Kanzleien.
Häufige Fragen
Darf eine Kanzlei einen KI-Telefonassistenten nutzen?
Ja. § 203 Abs. 3 StGB und § 43e BRAO erlauben es, Dienstleister einzubinden, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und nur auf die Daten zugreifen, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Hinzu kommen ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und ein Hinweis an die Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen.
Brauche ich die Einwilligung der Mandanten?
Für die Annahme von Anrufen in der Regel nicht, wenn der Anbieter nach § 43e BRAO eingebunden ist und Sie in der Datenschutzerklärung informieren. In Sonderfällen kann eine Einwilligung nötig sein. Klären Sie das mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsanwaltskammer.
Muss der Assistent sagen, dass er eine KI ist?
Ja. Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 der EU-KI-Verordnung, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Am einfachsten geschieht das in der Begrüßung.
Dürfen die Daten außerhalb der EU verarbeitet werden?
Nur unter zusätzlichen Voraussetzungen: § 43e Abs. 4 BRAO verlangt einen vergleichbaren Geheimnisschutz im Ausland, die DSGVO zusätzliche Garantien für Drittländer. Ein Anbieter mit Servern in der EU macht beides deutlich einfacher.
Darf der Assistent Auskunft zum Stand eines Verfahrens geben?
Davon raten wir ab. Am Telefon lässt sich die Identität des Anrufers nicht sicher prüfen. Der Assistent nimmt die Anfrage auf, und das Team ruft zurück.
Den KI-Assistenten selbst testen
Rufen Sie unseren Demo-Assistenten an oder vereinbaren Sie ein Gespräch. Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Kanzlei Anrufe strukturiert erfasst und welche Unterlagen Sie vor dem Start erhalten.
Beratungsgespräch anfragen →+49 2151 9131317 ↗Quellen
- § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen
- § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), insbesondere Art. 6, 9 und 28
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50
- DATEV magazin: BRAK veröffentlicht Leitfaden zum Einsatz von KI (Januar 2025)
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. SupernovaIT ist ein IT-Dienstleister und berät nicht rechtlich. Ob und wie der Einsatz in Ihrer Kanzlei zulässig ist, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsanwaltskammer. Stand: 25. Oktober 2026.