KI-Telefonassistent für Arztpraxen: Das Telefon klingelt, Ihr Team bleibt beim Patienten.
Der SupernovaIT KI-Telefonassistent nimmt Anrufe Ihrer Praxis rund um die Uhr an, erfasst Termin-, Rezept- und Rückrufwünsche im natürlichen Gespräch und legt daraus eine fertige Anfrage in Ihrem Dashboard an. So bleibt die Anmeldung entlastet, und kein Patient erreicht nur ein Besetztzeichen.
- Anliegen
- Folgerezept anfordern
- Priorität
- Mittel
- Name
- M. Mustermann
- Rückruf
- Heute bis 17 Uhr
Wenn die Anmeldung gleichzeitig Patienten und Telefon betreut
In vielen Praxen klingelt das Telefon genau dann, wenn am Empfang Betrieb ist. Das kostet Zeit und Nerven.
Besetzt in der Stoßzeit
Morgens und nach der Mittagspause kommen viele Anrufe gleichzeitig. Wer nicht durchkommt, ruft später erneut an oder geht zur nächsten Praxis.
Unvollständige Nachrichten
Name, Geburtsdatum, Rückrufnummer und Anliegen müssen oft nachgefragt werden. Das kostet doppelt Zeit.
Unterbrechungen am Empfang
Jeder Anruf reißt das Team aus der Betreuung der Patienten vor Ort. Das merken auch die Wartenden.
Der Empfang bleibt beim Patienten, der Anruf wird trotzdem erfasst
Während Ihr Team vor Ort betreut, nimmt der Assistent das Telefon an und sammelt alles, was für den Rückruf nötig ist.
- Kein Besetztzeichen mehr in der Stoßzeit
- Vollständige Angaben statt kurzer Nachrichten
- Ruhigerer Empfang, weil niemand mitten im Gespräch abheben muss
Der KI-Telefonassistent im Video: 30 Sekunden Live-Demo
So wird aus dem Anruf eines Patienten eine fertige Anfrage im Dashboard, die Ihr Team direkt per SMS beantwortet.
Mit dem Klick auf das Video werden Daten von YouTube (youtube-nocookie.com) geladen. Das Video ist KI-generiert und zeigt eine beispielhafte Anwendung. Auf YouTube ansehen
So arbeitet der KI-Assistent für Ihre Praxis
Der Anrufer spricht frei wie mit einem Menschen, ohne Tastenmenü. Der Assistent folgt dem Ablauf, den Sie vorab festlegen.
Anruf
Der Patient ruft Ihre Praxisnummer an, oder Ihre bestehende Nummer wird umgeleitet, zum Beispiel bei besetzt oder außerhalb der Sprechzeiten.
Gespräch
Der Assistent begrüßt mit Ihrem Text, versteht das Anliegen und fragt gezielt die Angaben ab, die Sie festlegen.
Anfrage
Sofort liegt ein fertiges Ticket mit Zusammenfassung und Priorität in Ihrem Dashboard.
Rückmeldung
Ihr Team antwortet per E-Mail, SMS oder Rückruf, wenn es passt.
Wichtig: Der Assistent gibt keine medizinischen Auskünfte und stellt keine Diagnosen. Bei Notfällen weist er auf den Notruf 112 beziehungsweise den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117 hin. Wie genau er reagiert, legen Sie mit uns vorab fest.
Typische Szenarien in der Arztpraxis
Sie aktivieren nur die Szenarien, die Sie brauchen. Pro Szenario legen Sie fest, welche Angaben abgefragt werden.
Termin vereinbaren
Wunschtermin, Anliegen und Kontaktdaten werden aufgenommen. Ihr Team bestätigt den Termin, gern auch per Rückruf.
Rezept anfordern
Der Assistent erfasst Name, Geburtsdatum und Präparat als Anfrage. Die Bearbeitung bleibt bei Ihrem Team.
Überweisung anfragen
Patienten melden ihren Bedarf, Ihr Team prüft und meldet sich zurück.
Rückruf anfordern
Immer aktiv: Anrufer hinterlassen ihren Rückrufwunsch mit allen wichtigen Angaben.
Terminabsage oder Verschiebung
Absagen werden sofort erfasst, damit Ihr Team Termine neu vergeben kann.
Allgemeine Fragen zur Praxis
Öffnungszeiten, Anfahrt oder Sprechzeiten beantwortet der Assistent aus Ihrer eigenen Wissensbasis.
Jeder Anruf wird zur fertigen Anfrage
Nach dem Gespräch müssen Sie nichts anhören oder abtippen. Im Dashboard sehen Sie auf einen Blick, worum es geht und was zu tun ist.
- Anliegen und Priorität (niedrig, mittel, hoch)
- Alle erfassten Angaben in strukturierten Feldern
- KI-Zusammenfassung des Gesprächs
- Gesprächsverlauf als Text und Aufnahme zum Nachhören
- Patientenprofil im CRM mit früheren Anfragen
Direkt aus dem Ticket antworten
Ihr Team antwortet per E-Mail oder SMS, löst einen Rückruf aus oder startet einen ausgehenden Anruf durch den KI-Assistenten, zum Beispiel zur Terminerinnerung. Rollen und Rechte legen Sie pro Mitarbeiter fest, jede Aktion landet im Aktivitätsprotokoll.
Mehr zur Technik dahinter: KI-Kommunikationsplattform →
Vertraulichkeit und Gesundheitsdaten
In der Praxis geht es um besonders schützenswerte Daten. Deshalb sind Daten bei uns pro Unternehmen strikt getrennt und werden auf Servern in Europa gespeichert. Vor dem Start stellen wir Ihnen die Unterlagen zur Auftragsverarbeitung (AVV) bereit. Aufnahmen und Transkripte löscht das System nach 7 Tagen automatisch.
- Strikte Trennung der Daten pro Unternehmen
- Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung möglich
- Eigene Zugänge und Rollen für Mitarbeiter, jede Aktion im Aktivitätsprotokoll
- Sie behalten die volle Kontrolle über Wissensbasis, Szenarien und Regeln
Hinweis: Wir geben keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Ob und wie der Einsatz in Ihrer Praxis zulässig ist, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Kammer beziehungsweise Kassenärztlichen Vereinigung.
Lieber lokal?
Wer besonders sensible Daten verarbeitet, kann mit uns auch über lokale KI sprechen, bei der Daten im Haus bleiben. Das besprechen wir im Erstgespräch.
Transparente Preise, ohne Abo-Zwang
Der Telefon-Assistent läuft mit Prepaid-Guthaben, ohne Mindestlaufzeit und mit sekundengenauer Abrechnung. Alle Preise netto zzgl. 19 % MwSt.
Individuelle Angebote erhalten Sie im Beratungsgespräch.
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten für Arztpraxen
Merkt der Patient, dass er mit einer KI spricht?
Der Assistent spricht mit natürlicher Stimme und führt ein flüssiges Gespräch. Wir richten die Begrüßung so ein, dass er sich gleich zu Beginn als digitaler Assistent vorstellt, wie es die EU-KI-Verordnung seit August 2026 verlangt. Auch auf Nachfrage gibt er sich ehrlich zu erkennen.
Was passiert bei einem medizinischen Notfall?
Der Assistent gibt keine medizinischen Auskünfte. Er weist auf den Notruf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117 hin. Den genauen Ablauf legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
Was passiert, wenn der Assistent etwas nicht weiß?
Er erfindet nichts. Er nimmt das Anliegen auf, bietet einen Rückruf an oder leitet, falls eingerichtet, an einen Mitarbeiter weiter.
Können wir unsere bestehende Praxisnummer behalten?
Ja. Ihre bestehende Nummer wird auf die Nummer des Assistenten umgeleitet, zum Beispiel immer, nur bei besetzt oder nur außerhalb der Sprechzeiten.
Ist ein KI-Assistent in der Arztpraxis mit DSGVO und Schweigepflicht vereinbar?
Das hängt vom Einzelfall ab und sollte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Kammer geklärt werden. Wir stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, verarbeiten Daten in Europa, trennen Daten strikt und richten den Assistenten so ein, dass er nur das Nötigste erfasst. Eine Rechtsberatung geben wir nicht.
Trägt der Assistent Termine in unseren Kalender ein?
Der Assistent erfasst den Terminwunsch vollständig als Anfrage. Ihr Team bestätigt ihn, auf Wunsch auch per Rückruf.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Grundeinrichtung (Begrüßung, Stimme, Praxisinformationen, Szenarien, Sprechzeiten) dauert etwa zwei Stunden. Danach folgen Testanrufe und Feinschliff.
Gibt es eine Vertragslaufzeit?
Der Telefon-Assistent läuft auf Prepaid-Guthaben ohne Mindestlaufzeit. Rufnummer und Web-Chat-Pakete werden monatlich abgerechnet.
Testen Sie den KI-Assistenten live
Rufen Sie unseren Demo-Assistenten an oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Praxis Anrufe künftig strukturiert erfasst.
Auch für Kanzleien: KI-Telefonassistent für Kanzleien →
Rechtliches zur Praxis: Was bei Gesundheitsdaten gilt →