Für die meisten kleinen Kanzleien passt eine Kombination: Das Sekretariat nimmt zu den Bürozeiten selbst ab, ein KI-Anrufbeantworter übernimmt bei besetzt, in der Mittagspause, abends und am Wochenende. Ein externer Telefonservice lohnt sich vor allem dann, wenn Anrufer zu jeder Zeit einen Menschen erreichen sollen und das Budget dafür vorhanden ist.
Kurz gesagt
- Ein klassischer Anrufbeantworter ist kostenlos, liefert aber nur das, was Anrufer aufs Band sprechen.
- Ein externer Telefonservice bietet eine menschliche Stimme, kostet aber pro Anruf oder Minute deutlich mehr und ist meist nur zu erweiterten Geschäftszeiten besetzt.
- Ein KI-Anrufbeantworter führt rund um die Uhr ein kurzes Gespräch und legt eine strukturierte Anfrage an. Rechtsauskünfte gibt er nicht.
- Für Telefonservice und KI gilt dasselbe Berufsrecht: Vertrag nach § 43e BRAO, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
- Seit dem 2. August 2026 muss ein KI-Assistent sich zu Beginn des Gesprächs als KI zu erkennen geben.
Inhalt
Das eigentliche Problem: Anrufe ohne Ergebnis
In einer kleinen Kanzlei hängt die Erreichbarkeit oft an einer oder zwei Personen im Sekretariat. Sind sie im Gespräch, bei Gericht, in der Mittagspause oder krank, läuft der Anruf ins Leere oder auf den Anrufbeantworter. Für Bestandsmandanten ist das ärgerlich. Bei neuen Anfragen ist es ein echter Verlust: Wer nach einer Kündigung oder einem Unfall einen Anwalt sucht, ruft meist die nächste Kanzlei an, wenn niemand abnimmt.
Die Frage ist deshalb weniger, ob man das Sekretariat ersetzt, sondern was passiert, wenn es nicht abnehmen kann. Dafür gibt es drei Möglichkeiten neben dem eigenen Team.
Die Möglichkeiten im Vergleich
| Anrufbeantworter | Externer Telefonservice | KI-Anrufbeantworter | |
|---|---|---|---|
| Erreichbar | rund um die Uhr | meist zu erweiterten Geschäftszeiten, rund um die Uhr gegen Aufpreis | rund um die Uhr |
| Gesprächspartner | Ansage, keine Rückfragen | geschulte Mitarbeiter | digitaler Assistent, gibt sich als KI zu erkennen |
| Was ankommt | Sprachnachricht, wenn der Anrufer eine hinterlässt | Gesprächsnotiz per E-Mail oder Portal | Anfrage mit Name, Rückrufnummer, Rechtsgebiet, Anliegen, Priorität, Zusammenfassung und Transkript |
| Fristen erkennen | nein | ja, wenn entsprechend geschult | markiert Hinweise auf Fristen als dringend |
| Kosten | praktisch keine | Grundgebühr plus Preis pro Anruf oder Minute | bei SupernovaIT 0,30 € pro Minute, ca. 100 € netto bei 150 Anrufen im Monat |
| Berufsrecht | keine Weitergabe an Dritte | Vertrag nach § 43e BRAO, AVV | Vertrag nach § 43e BRAO, AVV, Hinweis nach Art. 50 KI-VO |
Die genaue Kostenrechnung mit Beispielen für verschiedene Anrufzahlen steht im Ratgeber Was kostet ein KI-Telefonassistent?
So läuft ein Anruf mit KI-Anrufbeantworter
Ein Beispiel: Es ist Freitag, 18:40 Uhr. Eine Anruferin hat am Vormittag eine Kündigung erhalten und sucht anwaltliche Hilfe.
- Der Assistent meldet sich mit dem Namen der Kanzlei und sagt, dass er ein digitaler Assistent ist, der das Anliegen aufnimmt und an das Team weitergibt.
- Er fragt nach Name und Rückrufnummer, ob es sich um ein neues oder ein bestehendes Mandat handelt und worum es grob geht.
- Die Anruferin erwähnt, dass die Kündigung heute zugegangen ist. Der Assistent kennt die Frist nicht im Einzelfall und berechnet sie nicht, markiert die Anfrage aber als dringend, weil eine Frist im Raum steht.
- Er sagt einen Rückruf zu, ohne eine rechtliche Einschätzung abzugeben.
- Am Montag um 8 Uhr sieht das Sekretariat die Anfrage oben in der Liste, mit Zusammenfassung und Transkript, und vergibt einen Termin.
Ruft ein Bestandsmandant an und fragt nach dem Stand seines Verfahrens, nimmt der Assistent die Frage auf und sagt einen Rückruf zu. Auskünfte zum Verfahren gibt er nicht, weil sich am Telefon nicht sicher prüfen lässt, wer anruft. Wie das Produkt im Einzelnen aufgebaut ist, zeigt unsere Seite zum KI-Telefonassistenten für Kanzleien.
Wo die KI an Grenzen stößt
Ein KI-Anrufbeantworter ist für die Aufnahme von Anliegen gebaut, nicht für die Beratung. Diese Grenzen sollten Sie kennen:
- Keine Rechtsauskunft: Auch ein scheinbar harmloser Satz wie „Da haben Sie gute Chancen“ wäre eine Einschätzung, die nur der Anwalt geben darf.
- Aufgewühlte Anrufer: Wer gerade festgenommen wurde oder einen Unfall hatte, möchte oft sofort einen Menschen sprechen. Für solche Fälle sollte eine Weiterleitung an eine Notfallnummer eingerichtet sein.
- Schwierige Verbindungen: Bei starkem Hintergrundlärm oder sehr schlechter Verbindung fragt der Assistent nach oder bietet einen Rückruf an.
- Ablehnung: Manche Anrufer möchten grundsätzlich nicht mit einer KI sprechen. Sie können um Rückruf bitten oder, wenn eingerichtet, weitergeleitet werden.
Worauf Sie bei einem Telefonservice achten sollten
Ein Telefonservice mit Menschen ist eine gute Lösung, wenn Ihnen die persönliche Stimme wichtig ist. Rechtlich gelten für ihn dieselben Regeln wie für einen KI-Anbieter, denn auch seine Mitarbeiter erfahren, wer anruft und worum es geht. Prüfen Sie deshalb:
- ob der Anbieter einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e BRAO abschließt und seine Mitarbeiter entsprechend verpflichtet,
- ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorliegt und wo die Gesprächsnotizen gespeichert werden,
- ob die Mitarbeiter für Kanzleien geschult sind, insbesondere im Umgang mit Fristen und Notfällen,
- wie abgerechnet wird: pro Anruf, pro Minute, mit Grundgebühr oder Mindestumsatz, und was Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten kosten.
Verschwiegenheit und Datenfluss beim KI-Anrufbeantworter
Welche Verträge eine Kanzlei mit einem KI-Anbieter braucht, haben wir im Ratgeber KI-Telefonassistent in der Kanzlei: DSGVO, § 203 StGB und § 43e BRAO ausführlich beschrieben. Für den Vergleich wichtig ist, wohin die Daten fließen. Fragen Sie jeden Anbieter konkret danach, welche Dienste an einem Gespräch beteiligt sind.
Bei SupernovaIT werden Anfragen, Transkripte und Aufnahmen auf Servern in Europa gespeichert, pro Kunde getrennt. Spracherkennung und Sprachmodell laufen über europäische Endpunkte. Die Stimme des Assistenten erzeugt ein spezialisierter Sprachdienst, der nicht über einen EU-Endpunkt läuft. An ihn geht nur der Text, den der Assistent ausspricht, nicht die Aufnahme und nicht das Transkript des Anrufers. Die beteiligten Dienste nennen wir Ihnen vor dem Start zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Entscheidungshilfe
Ein KI-Anrufbeantworter passt, wenn Sie vor allem Anrufe außerhalb der Bürozeiten, in der Mittagspause und bei besetzt auffangen wollen, die Kosten nach tatsächlicher Nutzung abgerechnet werden sollen und Ihr Team mit strukturierten Anfragen besser arbeiten kann als mit Sprachnachrichten.
Ein Telefonservice passt, wenn Anrufer grundsätzlich einen Menschen erreichen sollen, Sie viele emotionale Erstkontakte haben, etwa im Strafrecht oder Familienrecht, und das Budget für einen höheren Preis pro Anruf vorhanden ist.
Eine Kombination passt, wenn Sie tagsüber auf einen Menschen setzen und nachts sowie am Wochenende auf die KI. Auch innerhalb der KI-Lösung lässt sich eine Weiterleitung für dringende Fälle an eine Mobilnummer einrichten.
Häufige Fragen
Was ist ein KI-Anrufbeantworter für Rechtsanwälte?
Ein Sprachassistent, der Anrufe für die Kanzlei annimmt, wenn niemand abnehmen kann. Statt nur eine Nachricht aufzuzeichnen, fragt er nach Name, Rückrufnummer, Rechtsgebiet und Anliegen und legt daraus eine priorisierte Anfrage mit Zusammenfassung an.
Ist ein KI-Anrufbeantworter günstiger als ein Telefonservice?
In der Regel ja, weil nach Gesprächsminuten abgerechnet wird. Bei SupernovaIT kosten 150 Anrufe à zwei Minuten rund 100 € netto im Monat. Ein Telefonservice rechnet meist pro Anruf oder Minute mit Grundgebühr ab und bietet dafür eine menschliche Stimme.
Gibt der KI-Assistent rechtliche Auskünfte?
Nein. Er nimmt Anliegen auf, markiert dringende Fälle und sagt einen Rückruf zu. Rechtliche Einschätzungen und Auskünfte zum Stand eines Verfahrens bleiben dem Anwalt vorbehalten.
Erkennt der Assistent Fristen?
Er erkennt Hinweise auf Fristen, etwa eine zugegangene Kündigung oder einen Bescheid, und markiert die Anfrage als dringend. Die Frist selbst berechnet er nicht.
Brauche ich für einen Telefonservice dieselben Verträge wie für eine KI?
Ja. In beiden Fällen erfährt ein externer Dienstleister Mandatsgeheimnisse. Nötig sind ein Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e BRAO und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei der KI kommt der Hinweis nach Art. 50 der KI-Verordnung hinzu.
Den KI-Anrufbeantworter selbst anrufen
Testen Sie unseren Demo-Assistenten am Telefon oder vereinbaren Sie ein Gespräch. Wir zeigen Ihnen, wie die Anfragen bei Ihrem Team ankommen.
Beratungsgespräch anfragen →+49 2151 9131317 ↗Quellen
- § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. SupernovaIT ist ein IT-Dienstleister und berät nicht rechtlich. Ob und wie der Einsatz in Ihrer Kanzlei zulässig ist, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsanwaltskammer. Stand: 25. Oktober 2026.