Kundenanfragen automatisch erfassen und strukturiert bearbeiten
Die SupernovaIT KI-Kommunikationsplattform organisiert Kundenanfragen über Telefon, Telegram, E-Mail und SMS in einem zentralen System. Sie erkennt das Anliegen, erfasst die benötigten Informationen und erstellt daraus ein strukturiertes, priorisiertes Ticket.
Ihr Team bearbeitet die Anfrage anschließend mit vollständigem Kundenkontext im integrierten CRM. Direkt aus dem Ticket können Mitarbeiter per SMS oder E-Mail antworten, einen Rückruf auslösen oder einen ausgehenden Bot-Anruf starten. So gehen weniger Informationen verloren und wiederkehrende Kommunikationsaufgaben unterbrechen den Arbeitsalltag nicht länger unnötig.
Ein verpasster Anruf ist selten nur ein verpasster Anruf.
Er kann ein verlorener Neukunde, ein unzufriedener Bestandskunde oder ein Auftrag sein, der beim Wettbewerber landet. Und wenn Ihr Team jeden Anruf annimmt, bleibt die eigentliche Arbeit liegen.
Der Kunde ruft nur einmal an
Erreicht er niemanden, probiert er häufig den nächsten Anbieter. Die Chance verschwindet, bevor Sie überhaupt davon erfahren.
Jeder Anruf reißt aus der Arbeit
Routinefragen, Terminwünsche und Rückrufe unterbrechen Beratung, Behandlung, Entwicklung oder die Arbeit beim Kunden.
Zettel schaffen keinen Überblick
Name und Nummer reichen nicht. Ohne Anliegen, Dringlichkeit und Rückrufzeit beginnt jedes Gespräch wieder bei null.
Erreichbarkeit ohne Dauerunterbrechung.
Die Plattform nimmt jeden Kontakt an, erkennt das Anliegen, stellt die passenden Rückfragen und übergibt Ihrem Team einen vollständigen, priorisierten Vorgang.
Aus jedem Kontakt wird eine klare Aufgabe.
SupernovaIT nimmt nicht nur Anrufe und Nachrichten entgegen. Die Plattform versteht, fragt nach, strukturiert und übergibt – damit Ihr Team sofort weiß, was zu tun ist.
Kontakt kommt an
Per Telefon, E-Mail oder Telegram – auch dann, wenn Ihr Team gerade nicht reagieren kann.
Anliegen wird erkannt
Die KI erkennt, ob es um einen Termin, Rückruf, eine Bestellung, Beratung oder ein anderes Anliegen geht.
Passende Daten werden erfasst
Aus 35 Feldern aktiviert die Plattform je Szenario nur die benötigten Pflichtangaben – in passender Reihenfolge und bei Bedarf als wiederholbare Gruppe.
Vorgang wird erstellt
Zusammenfassung, Ticket, Kundendaten und Priorität entstehen automatisch und nachvollziehbar.
Ihr Team übernimmt
Der richtige Mitarbeiter erhält einen vollständigen Vorgang und kann ohne Rückfrage direkt handeln.
„Ich brauche am Montag einen Termin wegen eines Windows-Updates.“
Wunschzeit, Kontaktdaten und die benötigten Informationen werden passend zum Szenario abgefragt.
Terminwunsch Montag, 9–11 Uhr · Anliegen vollständig · klarer Vorgang zur Bearbeitung.
Mehr als ein Bot: ein vollständiger Kommunikationsprozess.
SupernovaIT verbindet individuelle Gesprächsabläufe, strukturierte Vorgänge und verständliche Auswertungen in einer Oberfläche – damit Kommunikation nicht nur beantwortet, sondern organisiert wird.
Die Plattform fragt genau das, was Ihr Prozess benötigt.
30 vorbereitete Szenarien bilden den Ausgangspunkt. Aus 35 konfigurierbaren Feldern werden pro Ablauf nur die benötigten Angaben aktiviert, sortiert und bei Bedarf gruppiert.
- 30 vorbereitete Abläufe und 35 verfügbare Abfragefelder
- Text, E-Mail, Telefon, Datum, Uhrzeit, Zahl und Freitext
- Gruppenfelder, Abschlusswerte und eigene Erweiterungen
Aus Gesprächen werden vollständige, bearbeitbare Vorgänge.
Statt einer Telefonnummer und eines Zettels erhält Ihr Team alle Informationen, die für den nächsten Schritt wirklich gebraucht werden.
- Status, Priorität, Termin und Anliegen auf einen Blick
- Zusammenfassung und Gesprächsverlauf direkt am Vorgang
- Nachvollziehbare Übergabe an den richtigen Mitarbeiter
Sie sehen, was in Ihrer Kommunikation wirklich passiert.
Die Plattform macht Volumen, Kanäle, Gesprächsdauer und Bearbeitungsstatus sichtbar – ohne Abrechnungsdaten öffentlich zu zeigen.
- Anfragevolumen und Aktivität nach Kanal
- Gesprächsdauer, Qualität und Erledigungsstatus
- Klare Grundlage für Planung und Optimierung
Drei Eingangskanäle. Ein sauberer Prozess.
Ob Anruf, E-Mail oder Telegram: SupernovaIT führt Kommunikation in denselben strukturierten Ablauf. Ihr Team arbeitet nicht mehr in getrennten Postfächern und Notizen, sondern mit klaren Vorgängen.
Telefon
Anrufe annehmen, Anliegen erkennen, passende Rückfragen stellen und Gesprächsergebnisse dokumentieren.
Anfragen und Benachrichtigungen digital weiterführen, Bestätigungen versenden und Informationen nachvollziehbar halten.
Telegram
Chat-Anfragen entgegennehmen, Szenarien ausführen und Informationen in denselben Vorgang wie Telefonkontakte übergeben.
Verstehen. Strukturieren. Weitergeben.
Ticket wird erstellt
Status, Priorität, Zusammenfassung und erfasste Daten stehen sofort bereit.
CRM wird aktualisiert
Kundendaten, Historie und neue Informationen bleiben an einer Stelle zusammen.
Team wird informiert
Der passende Mitarbeiter erhält eine klare Aufgabe statt eines unvollständigen Rückrufzettels.
Workflow startet
n8n kann Kalender, Fachsoftware oder weitere interne Abläufe automatisch anstoßen.
Wir kennzeichnen Erweiterungen erst dann als verfügbar, wenn sie produktiv eingesetzt werden können.
30 vorbereitete Szenarien. Und keines ist starr.
Termine, Rückrufe, Buchungen, rechtliche und medizinische Anfragen oder Bestellungen: Die Bibliothek deckt sieben Bereiche ab und wird für Ihre echten Abläufe angepasst.
Viele Anliegen sind bereits vorgedacht.
Jedes Szenario definiert die passenden Fragen, benötigten Daten und den nächsten Schritt.
Termine
2- Vor-Ort-Termin vereinbaren
- Online-Termin per Telefon oder Video
Allgemein
5- Allgemeine Fragen über die Firma
- Rückruf anfordern
- Anfrage oder Nachricht hinterlassen
- Beschwerde melden
- Bestellanforderung aufnehmen
Hotel & Gastro
5- Zimmer buchen
- Reservierung ändern
- Reservierung stornieren
- Tisch reservieren
- Verfügbarkeit anfragen
Informationen
2- Details zu Leistungen der Firma
- Preis oder Kostenschätzung anfragen
Recht
5- Rechtsberatung anfragen
- Juristischen Termin vereinbaren
- Rechtsdokument einreichen
- Fallstatus anfragen
- Erstberatung anfragen
Medizin
6- Arzttermin vereinbaren
- Rezept nachbestellen oder erneuern
- Krankschreibung anfragen
- Laborergebnisse anfragen
- Medizinische Beratung anfragen
- Folgetermin vereinbaren
Die KI nimmt Anfragen auf – Diagnose und Behandlung bleiben beim Fachpersonal.
Apotheke
5- Medikament zur Abholung bestellen
- Verfügbarkeit von Medikamenten prüfen
- Apothekenberatung anfragen
- Rezeptpflichtiges Medikament bestellen
- Informationen zu Medikamenten erhalten
Pro Szenario nur die Angaben, die wirklich gebraucht werden.
Felder werden aktiviert, sortiert, als Pflichtangabe definiert oder für mehrere Einträge gruppiert.
Kontakt & Unternehmen7 Felder
Termine & Reservierungen10 Felder
Anliegen & Service4 Felder
Bestellung & Angebot6 Felder
Medizin & Apotheke7 Felder
Abschluss & Bestätigungdefinierbare Werte
Nicht jedes Szenario fragt alles ab: SupernovaIT aktiviert nur die passenden Felder und bringt sie in die richtige Reihenfolge.
Kanzleien & Beratung
Mandanten schildern ihr Anliegen, während die Kanzlei ungestört beraten und arbeiten kann.
Praxen & Apotheken
Routineanfragen werden angenommen und strukturiert, ohne die Behandlung oder Beratung zu unterbrechen.
Handwerk & technischer Service
Kunden melden Probleme auch dann, wenn das Team auf der Baustelle oder beim nächsten Einsatz ist.
Hotels & Gastronomie
Gäste erhalten jederzeit eine verlässliche Anlaufstelle, auch wenn Rezeption oder Service gerade ausgelastet sind.
Ihre Branche ist nicht dabei?
Wir erweitern die Bibliothek um Ihre eigenen Anfragen und Abläufe – ohne starre Schablone.
Entwickelt aus einem echten Arbeitsproblem.
Die SupernovaIT KI-Kommunikationsplattform entstand dort, wo ein Anruf wichtig sein kann und trotzdem konzentrierte Arbeit unterbricht.
Erreichbar sein oder konzentriert arbeiten?
Mandatsanfragen, Terminwünsche und Rückrufe kamen mitten in Besprechungen und laufender Fallbearbeitung an. Wer abhebt, wird unterbrochen. Wer nicht abhebt, kennt das Anliegen nicht.
Wiederkehrende Anliegen wurden zu Szenarien.
Die vorhandene Bibliothek reicht von Terminen und allgemeinen Anfragen bis zu Hotel, Recht, Medizin und Apotheke. Für jeden benötigten Fall wurden Angaben und Übergabe passend festgelegt.
Aus dem Kontakt wird ein bearbeitbarer Vorgang.
Die Plattform nimmt das Anliegen auf, fragt fehlende Angaben ab und erstellt ein strukturiertes Ticket. Das Team sieht Kontext, Dringlichkeit und Rückrufdaten auf einen Blick.
Der Klingelton bestimmt nicht mehr den Arbeitsablauf.
Das Team entscheidet, wann es den vollständig erfassten Vorgang bearbeitet – mit den Informationen, die für den nächsten Schritt wirklich gebraucht werden.
Das Praxisbeispiel ist anonymisiert. Namentliche Referenzen veröffentlichen wir ausschließlich mit ausdrücklicher Freigabe.
Datenschutz ist Teil der Architektur.
Datenminimierung, klare Verarbeitungszwecke, europäische Regionen und kontrollierbare Aufbewahrung sind von Anfang an Teil der Plattformarchitektur.
Plattform und Betriebsdaten
Die zentrale Anwendung bleibt auf deutscher Infrastruktur. Dort liegen die Daten, die Ihr Team für die Bearbeitung benötigt.
Kernprinzip: Der vollständige bearbeitbare Vorgang liegt in der SupernovaIT Plattform – nicht verteilt in den Werkzeugen der Übertragung.
KI, Sprache und Zahlung
Wo externe Verarbeitung notwendig ist, werden europäische Regionen und klar abgegrenzte Zwecke bevorzugt.
Wichtig: „EU“ beschreibt den eingesetzten Endpunkt oder die Bereitstellung – nicht pauschal jede Unterauftragsverarbeitung des Anbieters.
Zugriff wird begrenzt, nicht nur protokolliert.
Schutz entsteht durch wenige berechtigte Personen, getrennte Mandanten und eine gehärtete Infrastruktur.
HTTPS und verschlüsselte Übertragung
Webzugriffe und Schnittstellen laufen verschlüsselt. Unverschlüsselte öffentliche Übertragung ist nicht vorgesehen.
Firewall und Serverhärtung
Nur benötigte Dienste werden erreichbar gemacht. Betrieb, Updates und Sicherheitsregeln werden zentral administriert.
Eine verantwortliche Administration
Kein geteilter Agenturzugang: SSH- und Systemadministration sind auf eine verantwortliche Person beschränkt.
Geschützter Login
Dashboard und Verwaltungsfunktionen sind nicht öffentlich. Berechtigungen werden konto- und rollenbezogen vergeben.
Mandanten logisch getrennt
Konten, Ansichten, Tickets, CRM-Daten, Szenarien und Statistiken werden je Mandant zugeordnet. Kunden sehen nur ihren eigenen Bereich.
Verträge und Verarbeitungskette
Je Anbieter werden AVV/DPA oder die passende Datenschutzregelung sowie Unterauftragsverarbeiter und Verarbeitungszweck dokumentiert.
Keine Speicherung bedeutet nicht: keine Verarbeitung.
Sprache und Text müssen für die jeweilige Anfrage verarbeitet werden. Entscheidend ist, ob Inhalte anschließend dauerhaft gespeichert, für Training verwendet oder nur in der eigenen deutschen Plattform abgelegt werden.
Vor der Inbetriebnahme erhalten Kunden die konkrete Verarbeitungskette sowie die passenden AVV/DPA-Unterlagen. Anbieterrollen, Aufbewahrung und besondere Übermittlungen werden dabei kundenspezifisch dokumentiert.
Nicht nur darüber lesen.
Einfach anrufen.
Erleben Sie selbst, wie der KI-Telefonassistent von SupernovaIT ein Anliegen versteht, passende Fragen stellt und die Informationen strukturiert erfasst.
Testen Sie den KI-Assistenten jetzt.
Kein Formular und kein Termin. Ein kurzer Anruf genügt, um Stimme, Verständnis und Rückfragen selbst zu erleben.
Sagen Sie zum Beispiel:
„Ich möchte einen Beratungstermin vereinbaren.“
„Bitte organisieren Sie einen Rückruf.“
„Ich möchte eine Nachricht hinterlassen.“
Sie sprechen mit einem KI-Assistenten. Bitte verwenden Sie für den Test keine sensiblen oder echten Kundendaten.