KI-Telefonassistent in der Arztpraxis: Was bei Gesundheitsdaten gilt

Ratgeber Arztpraxis · Stand: 26. Oktober 2026 · Rafal Otto, SupernovaIT · Lesezeit ca. 8 Minuten

Ja, eine Arztpraxis kann einen KI-Telefonassistenten einsetzen, wenn der Anbieter wie jeder andere externe Dienstleister eingebunden wird: als mitwirkende Person nach § 203 StGB mit Verpflichtung zur Geheimhaltung, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, geklärter Rechtsgrundlage für Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und einem Hinweis, dass Patienten mit einer KI sprechen. Dieser Ratgeber zeigt die Punkte, gibt aber keine Rechtsberatung.

Leerer Empfangstresen einer Arztpraxis mit Telefon, Terminbuch und Pflanze, im Hintergrund ein heller Wartebereich
KI-generiertes Bild

Kurz gesagt

  • Schweigepflicht: Externe Dienstleister dürfen als sonstige mitwirkende Personen eingebunden werden (§ 203 Abs. 3 Satz 2 StGB). Wer dafür nicht sorgt, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet werden, kann sich selbst strafbar machen (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB).
  • Datenschutz: Anrufdaten mit Gesundheitsbezug sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Dazu gehören ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine geklärte Rechtsgrundlage.
  • KI-Hinweis: Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufer nach Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist.
  • Der Assistent gibt keine medizinischen Auskünfte. Er nimmt Termin-, Rezept- und Rückrufwünsche auf und weist bei Notfällen auf 112 und 116 117 hin.

Inhalt

  1. Was der Assistent in der Praxis tut und was nicht
  2. Schweigepflicht: § 203 StGB
  3. Datenschutz: Art. 9 und Art. 28 DSGVO
  4. KI-Hinweis nach Art. 50 KI-Verordnung
  5. Welche Daten wohin fließen
  6. Checkliste vor dem Start
  7. Kosten im Überblick
  8. Häufige Fragen

Was der Assistent in der Praxis tut und was nicht

Der Assistent nimmt Anrufe an, wenn die Anmeldung beschäftigt ist, führt ein natürliches Gespräch und legt aus jedem Anruf eine strukturierte Anfrage im Dashboard an. Typisch sind Terminwünsche, Rezeptwünsche (zum Beispiel für ein Dauerpräparat) und Rückrufbitten. Welche Angaben er abfragt, legen Sie pro Anliegen fest. Je weniger er abfragt, desto weniger Daten entstehen: Datensparsamkeit ist hier ein Teil der Lösung.

  • Er gibt keine medizinischen Auskünfte und stellt keine Diagnosen.
  • Er nennt keine Befunde oder Laborwerte am Telefon.
  • Bei Notfällen weist er auf den Notruf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117 hin. Wie genau er reagiert, legen Sie mit uns vorab fest.
  • Was nicht in seiner Wissensbasis steht, erfindet er nicht. Er nimmt das Anliegen auf, und Ihr Team ruft zurück.

Wie der Alltag mit dem Assistenten aussieht, zeigt die Seite KI-Telefonassistent für Arztpraxen.

Schweigepflicht: § 203 StGB

Ärztinnen und Ärzte unterliegen der strafrechtlichen Schweigepflicht (§ 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB). Eine Offenbarung gegenüber externen Dienstleistern ist erlaubt, soweit sie für deren Tätigkeit erforderlich ist: Das Gesetz nennt sie sonstige mitwirkende Personen (§ 203 Abs. 3 Satz 2 StGB). Die Bundesärztekammer und die Kassenärztliche Bundesvereinigung zählen dazu ausdrücklich auch Dienstleister, die zum Beispiel im Bereich Telekommunikation für die Praxis arbeiten.

Die Erlaubnis hat eine Bedingung. Die Praxis muss dafür sorgen, dass diese Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet werden (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Unterbleibt das und verrät ein Mitarbeiter des Dienstleisters Patientengeheimnisse, kann auch der Arzt bestraft werden. Das Gesetz sieht Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe vor. Die Hinweise von Bundesärztekammer und KBV empfehlen, die Verpflichtung zu Beweiszwecken schriftlich zu dokumentieren und im Vertrag zu vereinbaren, dass der Dienstleister nur so viel Kenntnis nimmt, wie für die Leistung erforderlich ist. Diese Hinweise stammen aus dem Jahr 2018; prüfen Sie bei Ihrer Ärztekammer, ob es neuere Fassungen gibt.

Verschlossener Aktenschrank neben einem Tablet mit unscharfem Dashboard und einem Stethoskop auf einem Schreibtisch
KI-generiertes Bild

Datenschutz: Art. 9 und Art. 28 DSGVO

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt

Wer in einem Anruf sagt, wofür er einen Termin braucht oder welches Medikament er benötigt, nennt Gesundheitsdaten. Ihre Verarbeitung ist nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich untersagt. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO lässt sie unter anderem für die Gesundheitsversorgung und die Verwaltung von Diensten im Gesundheitsbereich zu, wenn die Verarbeitung durch Fachpersonal unter Geheimhaltungspflicht erfolgt (Art. 9 Abs. 3 DSGVO). Welche Rechtsgrundlage für den Telefonassistenten in Ihrer Praxis trägt, sollten Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten festhalten. Wir nehmen Ihnen diese Einordnung nicht ab.

Auftragsverarbeitung

Ein Telefonassistent verarbeitet Anrufdaten in Ihrem Auftrag, die Verarbeitung steht im Mittelpunkt der Leistung. Dafür ist üblicherweise ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Die Bundesärztekammer empfiehlt, solche Verträge nicht frei zu formulieren, sondern auf Muster zurückzugreifen und sich juristisch beraten zu lassen. Der Auftragsverarbeiter muss sorgfältig ausgewählt werden und darf Daten nur nach Ihren Weisungen verarbeiten. Beachten Sie außerdem, dass die Auftragsverarbeitung allein keine Befugnis im Sinne von § 203 StGB ist: Beides, Datenschutzvertrag und Geheimhaltungsverpflichtung, braucht die Praxis.

Weitere Pflichten der Praxis

Der Assistent kommt in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, und die Datenschutzerklärung der Praxis sollte ihn erwähnen. Prüfen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten außerdem, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.

KI-Hinweis nach Art. 50 KI-Verordnung

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689). KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, müssen so gestaltet sein, dass die Menschen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist. Ein Sprachassistent am Telefon fällt darunter. Die Pflicht trifft den Anbieter des Systems; für die Praxis ist der Hinweis trotzdem Teil eines sauberen Auftritts gegenüber Patienten. Der Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) hat die Hochrisiko-Fristen verschoben, nicht aber die Pflicht aus Art. 50 Abs. 1. Am einfachsten geschieht der Hinweis in der Begrüßung des Assistenten.

Welche Daten wohin fließen

Bei SupernovaIT werden Anfragen, Transkripte und Aufnahmen auf Servern in Europa gespeichert, pro Kunde getrennt. Spracherkennung und Sprachmodell laufen über europäische Endpunkte. Die Stimme des Assistenten erzeugt ein spezialisierter Sprachdienst, der nicht über einen EU-Endpunkt läuft. An ihn geht nur der Text, den der Assistent ausspricht, nicht die Aufnahme und nicht das Transkript des Anrufers. Die beteiligten Dienste nennen wir Ihnen vor dem Start zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Assistent wiederholt am Telefon keine Angaben des Anrufers wie Namen, Nummern oder Sachverhalte; so gelangen keine Personendaten in die Sprachausgabe.

Wichtig für die Praxis: Der Assistent speichert Gesprächsverlauf und Aufnahme zur Anfrage. Aufnahmen und Transkripte löscht das System automatisch nach 7 Tagen. Besprechen Sie vor dem Start, wie lange Sie die übrigen Angaben einer Anfrage aufbewahren wollen und wer im Team darauf zugreifen darf. Zugriffe lassen sich pro Mitarbeiter über drei Rollen steuern, und jede Aktion landet im Aktivitätsprotokoll.

Checkliste vor dem Start

  1. Datenschutzbeauftragten einbinden: Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO und Notwendigkeit einer Folgenabschätzung klären.
  2. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließen und die beteiligten Dienste prüfen.
  3. Geheimhaltungsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB sicherstellen und schriftlich dokumentieren.
  4. KI-Hinweis in die Begrüßung aufnehmen.
  5. Abfragen auf das Nötigste begrenzen: nur Angaben, die für Rückruf und Terminwunsch wirklich gebraucht werden.
  6. Notfallverhalten festlegen: Hinweis auf 112 und 116 117 und gegebenenfalls Weiterleitung an das Team.
  7. Aufbewahrung und Zugriffe regeln: Aufnahmen und Transkripte löscht das System nach 7 Tagen automatisch. Legen Sie fest, wie lange die übrigen Angaben einer Anfrage bleiben, und vergeben Sie Rollen für Ihr Team.
  8. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutzerklärung der Praxis ergänzen.

Kosten im Überblick

Der Assistent wird nach Gesprächsminuten abgerechnet, sekundengenau, mit Prepaid-Guthaben und ohne Mindestlaufzeit. Ein eingehendes Gespräch kostet 0,30 € pro Minute, die eigene Rufnummer ca. 9,99 € im Monat, alles netto zzgl. 19 % MwSt. Praxen haben oft viele kurze Anrufe: 400 Anrufe à 1,5 Minuten ergeben 600 Minuten, also etwa 190 € im Monat. Alle Preisbestandteile und Vergleiche finden Sie im Ratgeber Was kostet ein KI-Telefonassistent? Für Kanzleien mit ähnlichen Pflichten haben wir die Rechtslage in KI-Telefonassistent in der Kanzlei beschrieben.

Häufige Fragen

Darf eine Arztpraxis einen KI-Telefonassistenten einsetzen?

Grundsätzlich ja, wenn die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind: Der Dienstleister wird als sonstige mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB eingebunden und zur Geheimhaltung verpflichtet, es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Rechtsgrundlage für Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO ist geklärt und Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Die Einordnung im Einzelfall klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Ärztekammer.

Muss ich Patienten sagen, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja, sofern es nicht offensichtlich ist. Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung verlangt, dass Menschen erfahren, wenn sie direkt mit einem KI-System interagieren. Die Pflicht gilt seit dem 2. August 2026 und wurde durch den Digital Omnibus nicht verschoben. Am einfachsten geschieht der Hinweis in der Begrüßung.

Gibt der Assistent medizinische Auskünfte oder nennt er Befunde?

Nein. Er gibt keine medizinischen Auskünfte, stellt keine Diagnosen und nennt keine Befunde. Er nimmt Terminwünsche, Rezeptwünsche und Rückrufbitten auf. Bei Notfällen weist er auf den Notruf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117 hin.

Braucht die Praxis einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Bei einem Telefonassistenten steht die Verarbeitung der Anrufdaten im Mittelpunkt der Leistung, deshalb ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO üblich. Wir stellen die Unterlagen vor dem Start bereit. Ob in Ihrem Fall zusätzlich etwas nötig ist, besprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Wo liegen die Daten?

Anfragen, Transkripte und Aufnahmen liegen auf Servern in Europa, getrennt pro Praxis. Spracherkennung und Sprachmodell laufen über europäische Endpunkte. Die Stimme des Assistenten erzeugt ein spezialisierter Sprachdienst ohne EU-Endpunkt; an ihn geht nur der Text, den der Assistent ausspricht, nicht die Aufnahme und nicht das Transkript des Anrufers. Die beteiligten Dienste nennen wir vor dem Start zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Aufnahmen und Transkripte werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Was kostet der KI-Telefonassistent für eine Praxis?

Ein eingehendes Gespräch kostet 0,30 € pro Minute, dazu kommen ca. 9,99 € im Monat für die Rufnummer, netto und ohne Mindestlaufzeit. Bei 400 kurzen Anrufen à 1,5 Minuten sind das etwa 190 € im Monat.

Den Assistenten live erleben

Rufen Sie unseren Demo-Assistenten an oder besprechen Sie mit uns, wie Ihre Praxis Anrufe künftig strukturiert erfasst. Die Unterlagen zur Auftragsverarbeitung stellen wir vor dem Start bereit.

Beratungsgespräch anfragen →+49 2151 9131317 ↗

Quellen

Dieser Ratgeber ist keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Ob und wie der Einsatz in Ihrer Praxis zulässig ist, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, Ihrer Ärztekammer oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt für Medizinrecht. Stand der Rechtsquellen: 26. Oktober 2026. Preise von SupernovaIT netto zzgl. 19 % MwSt.