KI-Telefonassistent für Steuerbüros: Kein Mandantenanruf geht verloren.
Der SupernovaIT KI-Telefonassistent nimmt Anrufe Ihres Büros rund um die Uhr an, erfasst Terminwünsche, Rückrufbitten und Fristen im natürlichen Gespräch und legt daraus eine fertige Anfrage in Ihrem Dashboard an. Gerade in der Abgabezeit bleibt Ihr Team bei der Arbeit, und kein Mandant erreicht nur ein Besetztzeichen.
Das Telefon klingelt, genau wenn Sie im Mandantengespräch sind
Im Steuerbüro kommen Anrufe selten zur passenden Zeit: in der Beratung, vor Fristen, während Jahresabschluss und Voranmeldungen. Jeder verpasste Anruf kann ein verlorener Mandant sein, und eine kurze Nachricht auf dem Anrufbeantworter ist selten vollständig.
- Verpasste Erstanfragen: Wer niemanden erreicht, ruft oft das nächste Büro an
- Unvollständige Angaben: Name, Rückrufnummer und Anliegen müssen nachgefragt werden
- Unterbrochene Beratung: Jeder Anruf reißt Sie oder das Sekretariat aus der Arbeit
Der KI-Telefonassistent im Video: 30 Sekunden Live-Demo
So wird aus dem Anruf eines Mandanten eine fertige Anfrage mit Anliegen, Bescheiddatum und Dringlichkeit, die Ihr Team direkt per SMS beantwortet, während Sie weiter beraten.
Mit dem Klick auf das Video werden Daten von YouTube (youtube-nocookie.com) geladen. Das Video ist KI-generiert und zeigt eine beispielhafte Anwendung. Auf YouTube ansehen
So arbeitet der KI-Assistent für Ihr Steuerbüro
Der Anrufer spricht frei wie mit einem Menschen, ohne Tastenmenü. Der Assistent folgt dem Ablauf, den Sie vorab festlegen.
Anruf
Der Mandant ruft Ihre Büronummer an, oder Ihre bestehende Nummer wird umgeleitet, zum Beispiel bei besetzt oder außerhalb der Bürozeiten.
Gespräch
Der Assistent begrüßt mit Ihrem Text, versteht das Anliegen und fragt gezielt die Angaben ab, die Sie festlegen.
Anfrage
Sofort liegt ein fertiges Ticket mit Zusammenfassung und Priorität in Ihrem Dashboard.
Rückmeldung
Ihr Team antwortet per E-Mail, SMS oder Rückruf, wenn es passt.
Wichtig: Der Assistent gibt keine steuerliche oder rechtliche Beratung und trifft keine Fristzusagen. Er nimmt das Anliegen auf, und Ihr Team entscheidet. Wie genau er reagiert, legen Sie mit uns vorab fest.
Typische Szenarien im Steuerbüro
Sie aktivieren nur die Szenarien, die Sie brauchen. Pro Szenario legen Sie fest, welche Angaben abgefragt werden.
Erstberatung oder Neumandat
Der Assistent erfasst Name, Rückrufnummer und Anliegen von Interessenten, damit Sie zügig zurückrufen können.
Termin vereinbaren
Wunschtermin und Kontaktdaten werden aufgenommen. Ihr Team bestätigt den Termin, gern auch per Rückruf.
Unterlagen einreichen
Mandanten melden an, welche Belege oder Dokumente sie nachreichen, strukturiert und nachvollziehbar.
Steuerbescheid erhalten
Hat ein Mandant einen Bescheid bekommen, wird das mit Datum als priorisierte Anfrage erfasst, damit Fristen im Blick bleiben.
Rückruf anfordern
Immer aktiv: Anrufer hinterlassen ihren Rückrufwunsch mit allen wichtigen Angaben.
Allgemeine Fragen zum Büro
Öffnungszeiten, Anfahrt oder Erreichbarkeit beantwortet der Assistent aus Ihrer eigenen Wissensbasis.
Mehr Ordnung bei Belegen und Rückfragen
Wenn Anfragen sauber erfasst sind, bleibt Ihrem Team die Sucherei erspart. Jede Meldung steht mit Datum, Zusammenfassung und Priorität im Ticket.
- Anliegen und Priorität (niedrig, mittel, hoch)
- Alle erfassten Angaben in strukturierten Feldern
- KI-Zusammenfassung des Gesprächs
- Gesprächsverlauf als Text und Aufnahme zum Nachhören
- Mandantenprofil im CRM mit früheren Anfragen
Jeder Anruf wird zur fertigen Mandantenanfrage
Nach dem Gespräch müssen Sie nichts anhören oder abtippen. Im Dashboard sehen Sie auf einen Blick, worum es geht und was zu tun ist.
Direkt aus dem Ticket antworten
Ihr Team antwortet per E-Mail oder SMS, löst einen Rückruf aus oder startet einen ausgehenden Anruf durch den KI-Assistenten, zum Beispiel zur Terminerinnerung. Rollen und Rechte legen Sie pro Mitarbeiter fest, jede Aktion landet im Aktivitätsprotokoll.
Mehr zur Technik: KI-Kommunikationsplattform →
Vertraulichkeit und Verschwiegenheit
Mandantendaten sind sensibel. Deshalb sind Daten bei uns pro Unternehmen strikt getrennt und werden auf Servern in Europa gespeichert. Vor dem Start stellen wir Ihnen die Unterlagen zur Auftragsverarbeitung (AVV) bereit. Aufnahmen und Transkripte löscht das System nach 7 Tagen automatisch.
- Strikte Trennung der Daten pro Unternehmen
- Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung möglich
- Eigene Zugänge und Rollen für Mitarbeiter, jede Aktion im Aktivitätsprotokoll
- Sie behalten die volle Kontrolle über Wissensbasis, Szenarien und Regeln
Hinweis: Wir geben keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Ob und wie der Einsatz in Ihrem Büro zulässig ist, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Steuerberaterkammer.
Transparente Preise, ohne Abo-Zwang
Der Telefon-Assistent läuft mit Prepaid-Guthaben, ohne Mindestlaufzeit und mit sekundengenauer Abrechnung. Alle Preise netto zzgl. 19 % MwSt.
Individuelle Angebote erhalten Sie im Beratungsgespräch.
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten für Steuerbüros
Merkt der Mandant, dass er mit einer KI spricht?
Der Assistent spricht mit natürlicher Stimme und führt ein flüssiges Gespräch. Wir richten die Begrüßung so ein, dass er sich gleich zu Beginn als digitaler Assistent vorstellt, wie es die EU-KI-Verordnung seit August 2026 verlangt. Auch auf Nachfrage gibt er sich ehrlich zu erkennen.
Gibt der Assistent steuerliche Auskünfte?
Nein. Er gibt keine steuerliche oder rechtliche Beratung und macht keine Fristzusagen. Er nimmt das Anliegen auf und leitet es an Ihr Team weiter.
Was passiert, wenn der Assistent etwas nicht weiß?
Er erfindet nichts. Er nimmt das Anliegen auf, bietet einen Rückruf an oder leitet, falls eingerichtet, an einen Mitarbeiter weiter.
Können wir unsere bestehende Büronummer behalten?
Ja. Ihre bestehende Nummer wird auf die Nummer des Assistenten umgeleitet, zum Beispiel immer, nur bei besetzt oder nur außerhalb der Bürozeiten.
Ist ein KI-Assistent im Steuerbüro mit DSGVO und Verschwiegenheitspflicht vereinbar?
Das hängt vom Einzelfall ab und sollte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Steuerberaterkammer geklärt werden. Wir stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, verarbeiten Daten in Europa, trennen Daten strikt und richten den Assistenten so ein, dass er nur das Nötigste erfasst. Eine Rechtsberatung geben wir nicht.
Trägt der Assistent Termine in unseren Kalender ein?
Der Assistent erfasst den Terminwunsch vollständig als Anfrage. Ihr Team bestätigt ihn, auf Wunsch auch per Rückruf.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Grundeinrichtung (Begrüßung, Stimme, Büroinformationen, Szenarien, Bürozeiten) dauert etwa zwei Stunden. Danach folgen Testanrufe und Feinschliff.
Gibt es eine Vertragslaufzeit?
Der Telefon-Assistent läuft auf Prepaid-Guthaben ohne Mindestlaufzeit. Rufnummer und Web-Chat-Pakete werden monatlich abgerechnet.
Testen Sie den KI-Assistenten live
Rufen Sie unseren Demo-Assistenten an oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wir zeigen Ihnen, wie Ihr Steuerbüro Anrufe künftig strukturiert erfasst.
Auch für Kanzleien und Arztpraxen.